Assistant De Direction (F/H)

Contexte et présentation de l'EPF d'OccitanieL'Établissement public foncier (EPF) d'Occitanie est un établissement public d'État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d'intérêt public. Son action s'inscrit dans le cadre du programme pluriannuel d'intervention (PPI) ******** , les trois axes principaux s'articulent actuellement autour du développement de l'offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), du confortement de l'attractivité des territoires (au moins 20%) et des actions sur la prévention des risques et la préservation de l'environnement (au plus 10%), représentant près de 439 M€ sur cinq ans.
Ses prérogatives territoriales s'étendent sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine.
L'EPF d'Occitanie comprend plus de soixante-dix collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant la direction générale, une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux et expertise bâtimentaire, une direction traitement des copropriétés et restructuration urbaine, une direction du pilotage de la performance et de la prospective, une direction des ressources humaines ainsi qu'une direction administrative et financière, en charge des SI.
L'intervention de l'EPF génère la signature de près de 120 conventions avec les collectivités par an et la programmation budgétaire annuelle est de plus de 70 millions d'euros.
L'établissement pilote également une opération d'intérêt national et est actionnaire d'une foncière régionale.
Directement rattaché à la Directrice générale et au Directeur général adjoint en cas d'absence, l'assistant de direction (F/H) assure l'assistanat et le suivi administratif de la Directrice générale.
ResponsabilitésL'assistant de direction (F/H) est le premier contact de tous les partenaires extérieurs qui souhaitent joindre la direction générale, en particulier les cabinets des ministres de tutelle, des préfets, des élus et autres institutions. Il/elle assure également la centralisation des sollicitations internes.
Au regard de ce positionnement, l'assistant de direction (F/H) assure l'organisation de la vie professionnelle de la Directrice générale :
Organisation administrative généraleGestion de l'agenda :Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en sachant prioriser.Assurer la transmission des informations importantes dans des délais maîtrisés.Organiser et optimiser les très nombreux déplacements de la direction générale.Préparation des dossiers et gestion des courriers signalés :Réaliser et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus…).Procéder à la relecture des courriers/documents transmis par les autres directions en vue de leur signature par la direction générale.Préparer les dossiers pour les réunions et les déplacements (gestion des délais de constitution des dossiers, demande/relance auprès des directions métiers pour obtention des pièces, impression et mise en forme…).Organisation et planification des réunions :Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale.Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions.Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.Préparer les états de frais de déplacement.Gérer les sollicitations (appels, mails, visites, etc.) de la direction générale :Assurer une réponse systématique et adaptée aux divers et très nombreux interlocuteurs de la Directrice générale.Recevoir, filtrer et transmettre les informations (messages, courriers).Assurer la préservation de l'image de marque de l'EPF dans le cadre des échanges avec l'extérieur.Préparation des instancesEn collaboration avec l'assistant (F/H) chargé(e) de cette mission, participer à la préparation des Conseils d'administration (CA) et des Bureaux en appui du chargé des instances (F/H) :
Réaliser le rétroplanning de préparation :Mettre en forme et éditer des ordres du jour.Réaliser les campagnes téléphoniques auprès des administrateurs.Réserver des salles.Organiser les repas.Assurer l'accueil physique des administrateurs lors des séances.Événements ou travaux spécifiquesDans le cadre d'événements ou de travaux spécifiques, l'assistant de direction (F/H) appuie les autres collaborateurs de la Direction générale en matière d'action de communication (préparation du rapport d'activité, ateliers fonciers territoriaux, déjeuners de presse, évènements internes, etc.).
A l'échelle de l'établissement, l'assistant de direction (F/H) participe au groupe de travail des assistants administratifs afin d'améliorer les pratiques et la transmission d'informations internes.
Lors des périodes d'absence de l'assistant administratif (F/H) en charge du courrier et de l'accueil, l'assistant de direction (F/H) assure, en lien avec les assistants des autres directions, la gestion transitoire du courrier (enregistrement, répartition, etc.), de l'accueil physique et téléphonique.
L'assistant de direction (F/H) assure, en tout état de cause, la continuité de service au niveau de la Direction générale avec le second assistant de direction avec lequel il s'organise pour assurer la continuité de service (plages horaires de présence, traitements mails, parapheurs de la boîte direction générale, etc.). Il/elle est force de proposition quant aux échanges sur les méthodes de travail et les bonnes pratiques.
Liaisons hiérarchiques et fonctionnellesL'assistant de direction (F/H) est sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale ou du Directeur général adjoint en son absence.
En interne, l'assistant de direction (F/H) travaille avec l'ensemble de l'équipe de la direction générale.
Il/elle est en lien régulier avec les moyens supports (assistants administratifs, fonction financière, comptable et RH).
L'assistant de direction (F/H) est en outre en étroite et régulière relation avec les directeurs et leurs collaborateurs notamment concernant la transmission et le suivi des courriers et parapheurs.
En externe, l'assistant de direction (F/H) est en relation avec les collectivités, services techniques, études de notaires, communes, EPCI, conseils départementaux, Région, cabinet ministériel, préfectures, services de l'État, etc.
Profils recherchés, expériences souhaitablesCompétences indispensables exigées : Formation correspondant à celle d'un BAC +2 ou équivalent en tant qu'assistant de cadre supérieur.Une expérience d'au moins 3 ans en matière d'assistanat de direction.Compétences fortement recommandées : Connaissance, voire expérience en leur sein, des structures en lien avec la maitrise foncière (EPF, EPA, services de l'État, DREAL, collectivités territoriales, SEM…).
Compétences/connaissances nécessaires éventuellement à développer (formation) : Connaissance de l'organisation, compétences, fonctionnement des collectivités et des services de l'État.
Savoirs Savoir-faire Savoir-être
– Principes de base du fonctionnement des services publics et leur articulation autour du portage foncier – Maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook…)
– Maîtrise des techniques d'assistanat
– Expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire)
– Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
– Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et suivi
– Maîtrise des modalités d'accueil et du standard téléphonique
– Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage – Loyauté, confidentialité
– Rigueur
– Réactivité
– Autonomie
– Force de proposition
– Sens du travail en équipe
– Réactivité et capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs
– Courtoisie
– Confidentialité vis-à-vis des interlocuteurs tant externes qu'internes
– Capacités de discrétion au regard de la sensibilité de certains dossiers
Conditions de travail Moyens techniques et financiers Conditions particulières Avantages hors rémunération
– Bureau partagé
– Ordinateur portable
– Moyens bureautiques classiques
– Pool de véhicules – Horaires de travail classiques
– Permis B obligatoire – Supplément familial de rémunération
– Mutuelle et prévoyance obligatoires
– Titres restaurants
– Œuvres sociales du CSE: chèques-vacances, chèques-cadeaux…
Nolwenn MANESSE, Directrice des ressources humaines

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