Rattachement hiérarchique : Directeur commercial
Mission principale : Le salarié assure le soutien administratif et organisationnel de la Direction commerciale ainsi que la gestion quotidienne d'une partie des tâches administratives de l'entreprise (Ventes et Locations).
Le salarié joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'entreprise en facilitant la communication, en organisant les réunions et les déplacements, et en gérant les dossiers administratifs.
Le salarié assurera le Management de deux Assistantes Commerciales après la période d'intégration de 6 mois (suivi des congés, suivi des entretiens annuels, de performance, formations).
Responsabilités Assistance à la Direction Gestion de l'agenda : Planifier et organiser les réunions, les rendez-vous et les déplacements du Directeur commercial et des commerciaux si besoins. Préparation des réunions : Préparer les dossiers, les comptes rendus, les présentations et autres documents nécessaires pour les réunions. Communication : Assurer l'interface entre la direction commerciale, les collaborateurs internes et les partenaires externes. Filtrer les appels et les courriers électroniques. Rédaction de documents : Rédiger, corriger et mettre en forme les courriers, rapports, comptes rendus, notes de service, process etc. Suivi des dossiers : Assurer le suivi des dossiers stratégiques et projets en cours, veiller au respect des délais et relancer les parties concernées si nécessaire. Animation : Être le relais du Directeur commercial sur l'animation et le suivi des assistantes commerciales et des technico-commerciaux. Suivi des KPI et de la satisfaction clients. Gestion Administrative Accueil : Accueillir et orienter les clients, répondre aux appels téléphoniques et traiter les demandes d'information physique et digitale. Digital : Administrer la CRM & ERP, la répartition des secteurs, la boite à outils, les procédures. Traitement des courriers : Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant et sortant. Gérer les emails et les correspondances. Comptabilité de base : Assister le service comptable dans la gestion des factures, des notes de frais, et des paiements. Suivi des budgets et des objectifs. Coordination et gestion des événements : Organisation d'événements : Planifier et organiser des événements internes (séminaires, réunions, formations) et externes (salons). Logistique : Gérer la logistique des déplacements (réservations d'hôtels, de transports), l'organisation de visites. Les événements : Participer ponctuellement à des salons ou événements commerciaux (JPO) en France et en Allemagne. Gestion de la satisfaction client Gérer les réclamations et résoudre les litiges. Mettre en place des outils de mesure de la satisfaction client : mails types, formulaires avec recueil d'avis, campagnes de phoning. Suivre les indicateurs de performance liés à la satisfaction (Net Promoter Score, taux de rétention, taux de satisfaction etc.). Proposer des pistes d'améliorations dans le process de prise en charge des clients. Suivre la satisfaction client grâce à l'outil CRM (Customer Relationship Management) Déployer et administrer un logiciel CRM pour suivre les interactions clients. Former les équipes à l'utilisation de ces outils pour optimiser leur utilisation. Veiller à la qualité des données et à leur bonne utilisation pour personnaliser les services. Suivre les KPI d'optimisation des réponses clients par commerciaux, par région. Proposer au directeur commercial des pistes d'améliorations. Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques : Suite Microsoft Office (Word, Excel (TCD), PowerPoint, Outlook), logiciels de gestion documentaire, logiciels de comptabilité (souhaité), agilité digitale (IA). Compétences rédactionnelles : Capacité à rédiger et à corriger des documents en français (et éventuellement en anglais) avec rigueur. Gestion administrative : Connaissances des procédures administratives, de la gestion documentaire et des bases de la comptabilité. Compétences relationnelles : Focalisée client & expérience client Organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à respecter les délais. Discrétion et confidentialité : Sens du respect de la confidentialité des informations traitées. Communication : Excellentes compétences en communication orale et écrite. Polyvalence : Capacité à s'adapter à des tâches variées et à gérer des imprévus. Expérience et formation Formation : BAC + 2 minimum en Assistanat de direction, gestion administrative, ou équivalent. Expérience : 10 ans d'expérience minimum dans un poste similaire et dans la Vente, idéalement dans un environnement dynamique ou international. Langues : Maîtrise de l'anglais (B1 requis). Conditions de travail Lieu de travail : Siège de l'entreprise / Bureau. Horaires : Horaires de bureau avec possibilité de flexibilité en fonction des besoins de la direction. Rémunération : Selon expérience et qualifications.
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